‘Sven Witlox van Mister VoIP vroeg ons waarom we niet veel meer zelf doen met onze 3CX centrale’, vertelt Bart Lauwaars, senior medewerker Facilitair bij Bibliotheek Midden-Brabant. ‘We wisten niet dat dat mogelijk was. Onze vorige leverancier deed het voorkomen alsof deze centrale enorm complex is. Het systeem is inderdaad niet eenvoudig, maar dankzij Mister VoIP voor ons nu wel inzichtelijk zodat we veel meer functionaliteiten zelf kunnen inregelen.’

OP DE HOOGTE VAN NIEUWE MOGELIJKHEDEN

Bij de vijftien vestigingen van Bibliotheek Midden Brabant kunnen de ruim 350 duizend inwoners van deze regio terecht voor het lenen van boeken, tijdschriften, dvd’s en games. Daarnaast organiseert de instelling cursussen, lezingen en andere activiteiten. De bibliotheken worden ondersteund vanuit de locatie Facilitair & Collectievorming aan de Ledeboerstraat op bedrijventerrein Kraaiven in Tilburg. Daar heeft Bart ook zijn werkplek. In zijn takenpakket zitten onder andere: het onderhoud van gebouwen, beveiliging, schoonmaak en inkoop.

OP DE HOOGTE VAN NIEUWE MOGELIJKHEDEN

Bibliotheek Midden-Brabant is door Sven overgezet op 3CX cloud telefonie van Mister VoIP en al het belverkeer is afgekocht. Sven legt uit: ‘Ze weten dus exact wat de maandkosten voor telefonie zijn.’ Bart werkt sinds 2013 bij de bibliothekengroep. ‘Bij Mister VoIP krijgen we exact wat we willen van een leverancier: iemand die proactief meedenkt en ons op de hoogte stelt van nieuwe mogelijkheden.’ Op Barts initiatief stapte zijn werkgever 7 jaar geleden over van traditionele telefooncentrales naar digitaal internetbellen en een 3CX centrale. ‘Dit zorgde voor een kostenbesparing en meer mogelijkheden.’ Toch waren ze niet helemaal tevreden. ‘Als we onze leverancier een vraag stelden, duurde het vaak lang voor er een antwoord plus oplossing kwam.’

GEEN EXTRA DATALIJNEN MEER NODIG

Hij kreeg de tip om eens met Mister VoIP te gaan praten. ‘Tijdens het eerste gesprek met Sven bleek dat hij al onze vragen kon beantwoorden en onze problemen kon oplossen. Dat gaf ons zoveel vertrouwen dat we hem gevraagd hebben een offerte uit te brengen voor het omschakelen naar telefonie van Mister VoIP.’ Sindsdien zijn de maandkosten lager, kunnen de interne ICT’ers veel zelf oplossen en krijgt de organisatie snelle service. Bart geeft als voorbeeld: ‘We hebben

een pakket met honderd nummers, een aantal daarvan draait op de achtergrond, bijvoorbeeld het nummer van de intercom hier in het gebouw. We ontdekten dat we de onzichtbare nummers niet meer konden zien. Binnen twee uur ontvingen we Svens antwoord met de oplossing. Hij maakte inzichtelijk waar het aan lag, hoe dit kwam en hoe we het zelf op konden lossen.’

MIJN TELEFOON DOET HET NIET

Ook vragen van bibliotheekmedewerkers, zoals ‘mijn telefoon doet het niet’, kunnen ze nu zelf oplossen. ‘Dan benaderen we het toestel via IP en kunnen het resetten indien nodig.’ Ander voordeel is dat extra VDSL-lijnen eruit konden. ‘Die bleken niet nodig, omdat we in 3CX per locatie een bandbreedte kunnen toewijzen. Ons netwerk bleek ineens prima te voldoen zonder extra VDSL-datalijnen en bijbehorende kosten.’

ZO KAN HET DUS OOK

Naar het moment van overschakelen naar de Cloud omgeving van Mister VoIP keken ze bij Bibliotheek Midden-Brabant met enige spanning uit. ‘We hebben de afgelopen jaren een paar keer meegemaakt dat de centrale omgezet moest worden, bijvoorbeeld toen we een deel van onze servers verhuisden. Dan zaten we een dag zonder telefonie. Maar wat bleek? Sven had op de achtergrond onze centrale gekopieerd. Het meest kritisch was het overzetten van de klantenservice, die moest om 8 uur bereikbaar zijn omdat daar tussen 8 en 10 uur veel telefoontjes binnenkomen. Dat lukte en het overzetten van de filialen kostte maar een paar minuten per vestiging. Slechts van één bibliotheek kregen we de melding dat ze telefonisch niet bereikbaar waren gedurende vijf minuten. Zo kan het dus ook was onze constatering. Het liep perfect.’

ORGANISATIES LATEN FUNCTIONALITEITEN LIGGEN

Bart denkt dat meer organisaties veel laten liggen op telecomgebied. ‘Als je niet goed weet welke mogelijkheden jouw centrale heeft, omdat jouw leverancier je daar niet over informeert, dan laat je veel functionaliteiten liggen en blijf je hangen in standaardoplossingen.’ Sven meldt tot besluit: ‘De ICT-medewerkers van de bibliotheek krijgen binnenkort van Mister VoiP een training, zodat ze nog beter in staat zijn het eigen 3CX systeem te beheren.’

Kijk voor meer informatie op de website van Bibliotheek Midden-Brabant:

https://www.bibliotheekmb.nl/